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中国医药卫生事业发展基金会公文处理暂行办法

2009-07-21        

  第一章 总 则

  第一条 为做好中国医药卫生事业发展基金会(以下规范简称“中国医药卫生基金会”)公文处理工作,使之规范化、制度化、科学化,特制定本办法。

  第二条 中国医药卫生基金会的公文,是贯彻执行国家法律和政策,发布规章制度,部署、指导工作,请示、答复和商洽问题,报告情况,交流经验的重要工具。中国医药卫生基金会各部门、各直属单位要认真做好公文处理工作,提高公文处理的效率和质量。

  第三条 中国医药卫生基金会的公文处理工作,由办公室依据本办法统一管理。

  第四条 公文处理要及时、准确;公文行文要注重效用,防止和克服形式主义、文牍主义。

  第二章 公文主要种类

  第五条 中国医药卫生基金会的公文共分十类:

  一、“医卫基”文,用于基金会重要工作的安排部署;贯彻落实国家有关政策和上级主管单位指示要求;发布重要的规章制度;通报有关情况等。包括的文种主要有:决定、条例、规定、规则、章程、通知、通报等。

  二、“医卫基报”文,用于请示和报告。请示是向上级单位请求指示和批准;报告是向上级单位汇报工作、反映情况、提出建议,答复上级单位的询问或要求。

  三、“医卫基函”文,用于平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作、询问和答复问题等。同时用于向并非上级主管单位的有关部门的请示和报告。

  四、“医卫基复”文,用于批复有关请示事项。

  五、“医卫基办”文,用于授权传达或代中国医药卫生基金会发布、通知某些事项;向下级单位布置中国医药卫生基金会有关职能部门的工作安排;发布属于办公室职权范围内的事项。

  六、“医卫基联”文,用于同有关单位联合开展活动时所作的决定、意见、规定、通知、请示、报告、联系函等。

  七、“医卫基任”文,用于中国医药卫生基金会干部管理权限范围内的任免事项。

  八、“医卫基人”文,用于除任免事项以外的有关人事工作的请示、报告、决定、规定、批复、通知、通报、联系函等。

  九、会议纪要,用于记载和传达中国医药卫生基金会理事长(秘书长)办公会议内容和决定事项。

  十、常务理事会、理事会决议,用于记载中国医药卫生基金会常务理事会、理事会讨论通过的决议事项。

  第三章 公文格式

  第六条 公文格式一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送(抄报、抄发)单位和印发日期等部分组成。

  一、 涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。

  二、 紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特级”和“急件”。

  三、中国医药卫生基金会公文版头统一为红色套印的“中国医药卫生事业发展基金会”。

  四、发文字号由“医卫基”(或“医卫基办”,其他类同)、发文年度和发文顺序号组成。联合行文时,一般只标注文件主办单位的发文字号。会议纪要及常务理事会、理事会决议,按规定格式行文。

  五、 “医卫基报”文应当注明签发人、会签人姓名;附注处注明联系人的姓名和电话。

  六、 标题一般由发文单位名称、内容和文种三部分组成。采用版头纸时,标题中可省去发文单位名称。与有关单位联合发文,标题中不标明发文单位名称,按发文单位顺序将名称置于正文之后。标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。

  七、主送单位是收受、办理文件的单位,应当使用全称或者规范化简称、统称。

  八、附件说明置于正文之后、发文单位名称之前,注明附件顺序和名称。

  九、公文除“会议纪要”以外,应加盖“中国医药卫生事业发展基金会”印章。“医卫基办”文,发文单位名称用“中国医药卫生事业发展基金会办公室”,加盖“办公室”印章。

  十、发文日期以公文签发的日期为准,联合行文以最后签发机关签发日期为准。会议通过的文件,应在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期。

  十一、公文如有附注(需要说明的其他事项),应当加括号标注。

  十二 、公文应标注主题词及印发机关和印发时间,置于文件末页下方。

  十三、公文抄送(含抄报、抄发)范围标注在文件末页下方,主题词之下。除主送单位外,对其他需要了解文件内容的上级单位用“抄报”。同级单位和不相隶属单位用“抄送”,下级单位用“抄发”。经理事长(秘书长)办公会讨论通过的事项,主送单位为中国医药卫生基金会各部门、各直属单位的文件,可用“印送”理事长、副理事长、副秘书长等。

  十四、公文中如有需注释的地方,注释内容应置于发文日期之后,抄送单位之前。

  十五、文字从左至右横写、横排。

  第七条 公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm*297mm)。左侧装订。

  第八条 字体字号的选用参照国家标准(国家行政机关公文格式)的有关规定确定。

  一、版头由办公室统一印制。联合行文时,推荐使用一号宋体加粗字。

  二、公文大标题一般使用三号宋体加粗字,副标题一般使用三号楷体字,小标题一般使用小三号仿宋体加粗字。

  三、 一般公文正文、主送单位、抄送单位、附件说明、发文单位名称、发文日期采用小三号仿宋体字;无正文说明采用四号楷体字;发文字号、注释采用四号仿宋体字;“主题词”三字用小三号黑体字,词目用四号宋体加粗字。

  四、重点字句可视文中其他字号,选用相应字号的黑体字(也可选用楷体字)。

  第四章 行文规则

  第九条 向上级单位的行文,一般应主报一个上级单位,如需报送其他相关的上级单位,可用“抄报”形式。

  第十条 一般情况下,下级单位不得越级请示。因特殊情况,必须越级行文时,应抄报被越过的上级单位。

  第十一条 向下级单位的重要行文,可抄报直接上级单位。

  第十二条 受双重领导的单位报其上级单位的请示,应根据请示的内容注明主报单位和抄报单位,主报单位负责答复请示事项;上级单位向受双重领导的单位行文,应视文件内容抄送受文单位的另一个上级单位。

  第十三条 公文中凡是涉及其他部门的问题,承办部门要及时征求有关部门的意见。

  第十四条 要正确使用文号和文种,行文要精练、准确、规范。需要特别说明的一些问题有:

  一、中国医药卫生基金会对省分支机构和下属单位行文,一般采用“医卫基”、“医卫基复”、“医卫基办”文,有时也可用“医卫基函”文。

  二、请示和报告是两种公文名称,不能错误写成“请示报告”。请示要表明请求,要求上级单位复文(非重大问题也可口头答复)。请示必须严格遵循一事一请的规则,不可一文多事;报告中不能夹杂请示,不要求回复,不可在报告结尾加上“妥否,请示”等结束语。

  三、除与平行的或不相隶属的单位联系工作使用“医卫基函”文或对各部门、各直属单位发文使用“医卫基办”文时可用“我会”外,其余公文一律使用全称或规范性简称。

  四、年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等,一般不要简称。

  五、公文中的数字,除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、习惯用词、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数码。计量单位一律使用法定的三位分节法。

  六、章节序数的写法,一般应按下列顺序排列:第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。若内容只有两层时,第一层为“一、”,第二层为“1.”。

  第五章 发文程序

  第十五条 发文程序包括:

  一、由拟稿部门填写发文审批单;

  二、拟稿部门负责人审阅签字;

  三、送主管副秘书长审批,需秘书长或常务副理事长签发的,报秘书长或常务副理事长签发。

  四、送办公室编号登记,核准印数;

  五、送打字室打印,由拟稿部门负责校对;校对人要保证文字没有错漏。

  六、正式付印前,将清样送办公室负责人审核。审核的重点是:公文内容、文字表达、文种使用、格式等是否符合本办法的有关规定。文稿如需作较大修改,要与原起草部门协商或请其修改,并报原审批领导人复审、签发。

  七、文件加盖公章后由承办部门将原稿和若干份正式文件(由办公室核定份数)送交办公室,由办公室负责存档并分送中国医药卫生基金会理事长、副理事长、副秘书长、各部门负责人及各部门,并根据需要报送卫生部领导或有关部门领导,其余由承办部门负责发送。

  第六章 审批、签发

  第十六条 文件经主管副秘书长审核后,“医卫基”、“医卫基任”、“医卫基联”文,由常务副理事长签发;“医卫基报”、“医卫基办”、“医卫基人”、“医卫基复”文、“理事长(秘书长)办公会议纪要”由理事长(秘书长)签发。“医卫基函”文一般由主管副秘书长审核、签发,重要函件由理事长(秘书长)签发。

  第十七条 在特殊情况下,理事长(秘书长)、常务副理事长可以授权或委托其他负责人代行签发。

  第十八条 涉及重要工作部署、政策的文件,常务副理事长签发前应送理事长审阅。

  第七章 印数及发文范围

  第十九条 “医卫基”、“医卫基办”、“医卫基联”文中对全国具有普遍指导意义的文件,印数一般为30份。送发:(1)各分支机构1份;(2)中国医药卫生基金会理事长、副理事长、副秘书长及部门负责人各1份,各部门存1份;(3)根据工作需要,送卫生部领导和有关部门负责人各1份;(4)如需要可增发至国家有关部委(办、局)。

  第二十条 发送范围较小的文件,印数由办公室与承办部门视具体情况确定。

  第八章 收文处理

  第二十一条 凡收到公文由办公室统一处理(咨询、查询信函由有关业务部门处理),并需将重要来文标题、密级、来文单位等登记备查。

  第二十二条 卫生部、民政部等上级单位公文,由办公室报主管副秘书长批示落实。

  第二十三条 上级单位或其他重要公文需领导及有关人员传阅的由办公室安排传阅。

  第二十四条 需有关职能部门处理的重要公文,由办公室转报相应主管副秘书长阅批后处理。承办部门要及时向办公室反馈处理结果。

  第二十五条 各分支机构或直属单位需答复或批复的函件,由办公室或其他有关职能部门拟稿,经主管副秘书长或常务副理事长、理事长审批后函复。

  第二十六条 秘密文件由办公室报主管副秘书长审阅后处理。

  第九章 公文立卷归档和销毁

  第二十七条 凡拟发的上行、平行、下行的编号文件,文件签发原件和正式文件2份立卷存档。请示、报告、信函等需存底稿及打印件1份。

  第二十八条 收文有存档价值的进行分类整理,立卷存档。

  第二十九条 没有存档价值和存查必要的公文经登记造册,一般存一年后,经主管领导审批销毁。保证不丢失,不漏销。

  第十章 附 则

  第三十条 本办法自发布之日起施行。此前中国医药卫生基金会有关公文处理的规定,凡与本办法不一致的,以本办法为准。

(实习编辑:黄传蔷)

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